Секретарь

04 Июля

от 60 000 до 70 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "НОУ ДО Школа иностранных языков"

Обязанности:

1. Административная поддержка:
-Организация встреч, консультаций, вступительных тестирований.
-Прием звонков, писем, онлайн-заявок; распределение информации внутри команды.
2. Работа с клиентами:
-Консультирование по курсам, условиям обучения, расписанию.
-Регистрация, заключение договоров, сопровождение клиента на всех этапах.
-Ведение клиентской базы, работа в CRM.
3. Документационное сопровождение:
-Подготовка и оформление договоров, актов, справок, отчетов.
-Ведение журналов посещаемости и учета.
-Архивирование документов в соответствии с требованиями.
4. Финансовое взаимодействие:
-Контроль текущих платежей и задолженностей.
-Подготовка финансовой отчетности для бухгалтерии.
5. Соблюдение нормативных требований:
-Контроль соблюдения санитарных норм (СанПиН) в помещениях школы.
-Обеспечение выполнения требований пожарной безопасности (ведение журналов инструктажей, контроль наличия огнетушителей, планов эвакуации и пр.).
-Организация и участие в проверках, взаимодействие с контролирующими органами при необходимости.
6. Хозяйственные и организационные задачи:
-Заказ канцелярских принадлежностей, учебных материалов и расходников.
-Контроль наличия чистящих средств, питьевой воды, туалетных принадлежностей и др.
-Взаимодействие с сервисными службами (уборка, ремонт, техподдержка).
-Взаимодействие с поставщиками коммунальных и хозяйственных услуг (вода, газ, электричество, вывоз мусора, уборка, доставка и пр.).
-Оперативное реагирование в случае аварийных ситуаций (утечка воды, запах газа, отключение электричества):
-Вызов аварийных или экстренных служб.
-Информирование руководства и сотрудников.
-Контроль устранения последствий (уборка, проветривание, техническое восстановление и т.д.).
7. Ведение социальных сетей и онлайн-коммуникаций:
-Ведение и обновление аккаунтов школы в соцсетях .
-Публикация новостей, расписаний, анонсов мероприятий.
-Ответы на сообщения и комментарии, взаимодействие с подписчиками.
-Помощь в подготовке контента (фото/видео с занятий, истории, тексты постов).
При необходимости - координация работы с SMM-специалистом или дизайнером.
8. Участие во внутренних процессах:
-Поддержание порядка на ресепшене и в зонах ожидания.
-Участие в организации мероприятий: открытые уроки, тестирования, праздники.
-Поддержка преподавателей и административной команды

Требования:

Обязательные:
Грамотная устная и письменная речь.
Уверенный пользователь ПК (Word, Excel / Google Таблицы), мессенджеров и базовых онлайн-сервисов.
Умение работать с документами: договора, акты, справки, внутренние журналы.
Опыт работы с клиентами (желательно в образовании, сфере услуг или администрировании).
Способность организовать рабочие процессы: расписание, прием звонков, документацию, бытовые вопросы.
Ответственность, внимательность, умение быстро реагировать в нестандартных ситуациях (например, при авариях или отключениях).
Готовность к многофункциональной работе - от общения с клиентами до вызова аварийки.
Желательные:
Опыт работы в образовательной организации или языковой школе - будет плюсом.
Знание основ ведения соцсетей (VK, Telegram) и умение быстро отвечать на сообщения.
Базовое понимание требований СанПиН и пожарной безопасности (или готовность пройти инструктаж).
Навыки ведения внутренней отчетности, взаимодействия с коммунальными службами и подрядчиками.
Личные качества:
Вежливость, доброжелательность, клиентоориентированность.
Стрессоустойчивость и способность быстро принимать решения.
Аккуратность и дисциплина.
Готовность обучаться и развиваться вместе с командой.

Условия:

• Пн-пт 9:30-18:30

  (перерыв на обед 12:30-13:30)

  оформление по ТК

  Заработная плата устанавливается индивидуально после собеседования, с учетом образования и опыта работы.